授權與教導的結合
何文堂/群文國際顧問有限公司總經理
人力資源主管問：「授權與教導兩者是否可以相結合？主管可以要怎麼做？」
授權與教導兩者之目的皆在發揮成員的潛能，提升績效表現，在結構上授權較著重在「事」的完成，而教導著重在「人」的成長。一般而言，教導可作為授權時的輔助工具。
首先讓我們先了解授權的定義及步驟。所謂的授權Delegation是指：「授授權是主管將自己職責範圍內的部分工作及該項工作的部分許可權授予下屬，授權者對被授權者負有監督指揮之責，並且要共負成敗責任。」，授權的基礎在於認定被授權者在能力（知識、技能、經驗）和意願（自信、動機、承諾）上足以承擔這項工作，所以可將部份的職權工作交付給成員執行，但是因為成員對此項工作並不熟悉，所以要清楚的交代工作的內容和要求，並且居於授權不棄權的原則在授權過程中仍需要保持關心與督導。其步驟說明如下：
1.分析工作：先決定好授權工作的範圍與權責
主管思考在自己的工作中有哪些可以不必親自做？有哪些工作別人可以做一樣好或是更好？找出這些可以授權的項目並且想這些工作的範圍和權責。
2.篩選合格的人選
接著主管要思考若要完成這些工作任務需要具備什麼技能、經驗、專才？有哪位成員的整體能力最合乎這些需求？他是否還需要哪些訓練或支援？
3.交付任務，但不要推卸責任
決定人選後主管要向被授權人說明為何挑選他的原因，釐清和明訂工作任務的內容、目標及要求標準，還有要清楚訂出被授權者的權責範圍。
4.對位思考，再做檢核
主管試著站在被授權者的角度思考，自己交付的工作任務工作有無明確的目標的衡量標準，瞭解被授權者的工作負荷及對其他工作的影響，並試著評估內部可能存在的風險。要確認是否需要再做進一步的溝通和補充。
5.執行委派的工作
沒有其他的疑慮之後就要在內部適時發布通知請其他同仁提供必要的支援和資源，以協助部屬克服工作過程的障礙，並於執行程中持續監督工作成效，以共同承擔工作成敗之責。
6.工作表現評估回饋
在執行授權工作任務前要與被授權者約定好定期回饋的機制，保持良好的溝通以掌握相關的進度，適時的提供工作表現的評價和激勵，以確保工作任務目標的達成。
從這授權的六步驟中可以發現，除了第一和第二步驟外其餘的皆可以結合教導的動力，以GROW的提問結構在授權過程中與被授權者保持良好的互動關係。在交付任務時不要只是由主管來告知和說明，可以用是提問的方式要讓被授權者可以提出對交付工作的看法、準備怎麼做、做些什麼；在對位思考時可做角色轉換，詢問被授權者的意見，要完成工作任務還需要哪些資訊、協助和支援，來取代自己的思考而已。執行授權工作任務期間需要保持良好溝通的管道，主管可依據工作的性質進行必要的教導對話，適時的掌握執行狀況，共同移除執行的障礙；最後的工作評價與回饋步驟和教導的鼓勵與持續支持(encourage and continuously support)的階段相似，給予必要回饋和鼓勵。
對於主管而言，在進行授權前可以多利用工作教導的方式來激發成員的潛能和當責心，當成員有能力和意願承擔其職掌外的工作時就可以進行授權，過程中再視需要輔以教導的動力，就能有系統的去達成人才培育的目的。(本文刊登於總裁學苑。您可以在(論壇上)發表)
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