史帝夫．阿納森(Steve Arneson)/阿納森領導力顧問公司總裁
你最近有沒有獲得升遷？也許你獲得了新的主管職位，或是攀上企業天梯成為高階管理層的一員？若有，恭喜你，而且祝你好運；現在你可能正忙著學習下一階段的遊戲規則。但是，千萬別忘了往上爬的祕訣；你知道的，這個祕訣能讓你保持清醒，讓你仍擁有人生，這是讓你充滿生產力、成就非凡的關鍵，是你在組織中愈爬愈高必須熟練的管理技巧。
什麼？他們在提拔你的時候沒有告訴你這件事嗎？沒關係，我現在就和你分享，要在下一個領導階段保有績效的祕訣，就是要懂得授權。現在，我知道你心裡想什麼：就這樣？授權？你沒聽錯。進入更高階層後，你必須要用不同的方式領導；你不能再一手包辦所有的工作了。這一套在上一個職位或許行得通，但當你爬到更高階層時，如果學不會如何有效地善用團隊，你一下子就會被工作所淹沒。現在你擁有更多資源─學習善用這些資源，就是讓你在新職上留下功績的祕訣。
成為「是什麼」而不是「怎麼做」的大師
授權，是指派工作或將任務交託、委任給其他人，也會涉及權力及權威的移轉。最後一點非常重要，因為授權絕對不是微觀管理（micromanagement；編註：管理者密切觀察及操控員工，使其達成管理者所指定的工作）。實際上，剛好完全相反。當你把某件工作指派出去後，你一定要讓員工在這項專案或指派任務中加入他們的個人色彩。是的，你要列出基本條件，但也要讓負責的人用自己的方法做事。身為領導者，大家眼中的你應該是能解答「是什麼」，而非「怎麼做」的大師；就讓你的成員用自己的想像力和創造力完成整幅畫吧！
想要做到有效地把工作分配給其他人，你必須注意三項主要元素：為什麼要授權、要授權什麼，以及要授權給誰。首先，你為什麼希望能夠熟練授權這個技能？原因很多，但主要有四項：
1.可以提高工作產量。當你把適當的工作交到適當的人手上，也就等於榨出團隊最大的生產力。
2.能夠促進成長和發展。當你讓隊友處於學習新任務的環境時，他們能因此獲得知識並發展出新技能。
3.讓員工保持動力以及參與感。大家都希望能參與，沒有人希望主管大小事管到鉅細靡遺，也不想把自己的時間都花在瑣碎的任務上面。
4.讓你能夠把重心放在高階工作上，能讓你有空專注在最重要的任務上─那些只有你才能做得到的工作。
現在，你知道自己為什麼要把工作授權出去了，而你也必須了解要授權哪些項目。雖然並沒有確切的清單指出你應該或不應該授權哪些工作，但一般的基本原則是，你應該考慮把並非只有你能做、任何別人也能做的事授權出去。換言之，你要保留只有領導者才能做得到的工作，比方說訂定策略、教練指導、團隊發展、解決團隊中嚴重的績效或是衝突問題、在需要你出席的會議中現身，諸如此類任務。然而，如果這項任務並不屬於只有你才能做的事，就把它授權給別人。
老實說，我花了一點時間才學會授權。就像大部分的領導者一樣，我能夠往上爬，是因為我善於做我正在做的事─當我第一次晉升到高階時，我以為自己要做的，就是比過去做更多事。但我很快就發現，這樣的策略行不通；前方有各式各樣完全不同的新挑戰在等著我，我再也無法每一件事都親力親為。為了要成功，我必須學會授權。
我的動作很慢，首先我把撰寫簡報和報告的工作放掉；把自己從寫作流程中抽離出來，改為擔任最後的審查者角色。接下來，我放棄了和供應商開會，以及做採購決策的責任─我的部屬比我更清楚軟、硬體的規格。最後，我開始放開主持會議的責任，讓我的直屬部屬輪流擔負規劃及籌辦員工會議的責任。我承認，一開始很困難；我覺得我失去了控制權。但到最後，我受益良多─每個星期可多出十到十二個小時，專心投注在更重要的任務上面。你也可以做得到。你絕對應該授權下去的工作項目，如行政事項、撰寫報告、編製簡報以及預算分析等。當新工作來到你眼前時，你要自問：「這是不是只有我能做的工作？」如果答案為否，請開始想一想你可以指派誰擔負這項任務。
你如何知道要指派誰去做哪一項工作？當工作出現時，你心中可能已經做好選擇，想著要把這份工作分派到何處。你可能會很想要把所有工作都放在最佳員工身上─但是，這樣做是錯的。你要確保每一個人都分派到工作，要讓每一個人都參與其中。實務上，你可能要有一份授權的登記簿或日誌，以追蹤哪些人被指派了哪些工作。當任務進來時，在你判定應由誰擔下這份任務時，要考慮下列的四大要素：
1.他們的經驗、知識和技能。你的部屬已經具備哪些知識、技能和態度？誰還需要哪些東西才能繼續發展？你有沒有時間和資源為他們提供必要的資源？如果這份工作第一次沒有做好，有沒有時間重做？
2.他們和高階管理層的接觸。誰需要更多和你的主管見面的機會？你希望讓誰出頭？這個專案若無法及時完成，後果將會如何？是否用最高的品質標準來完成這份工作又是多麼重要？
3.他們偏好的做事風格。你的部屬有多獨立？他們如何應付天上掉下來的意外工作？他們想從工作中獲得什麼？他們的長期目標和利益為何，而這些又要如何切合你所授權的工作？
4.他們目前的工作負荷量。誰還有能力？還有誰有時間接下更多工作？授權這項任務需要重新安排其他職責及工作量嗎？這項任務在未來會重複出現嗎？
一旦你把某項任務授權下去，不要忘記每隔一段時間就要檢核一次，以評量進度。監督績效表現，以及容許員工提問和提出其他需求，是非常重要的。喔，還有，要記住在執行專案期間與之後，都要給予員工更多的回饋。
我要再次恭喜你獲得升遷。好好享受你的新旅程；你已經爭取到新的領導角色。那麼，其他直接向你報告的人又如何呢？要善用他們！讓他們能以富有創意的方式做事，幫助他們也用自己的拔靴帶向上提升。
領導者的能力各異，不見得都能優雅從容地授權，但這是你可以從經驗中不斷精進的一項能力。如果你想提升你這個領導品牌在授權上的表現，如果你想讓大家看到的你，是一位「是什麼」而非「怎麼做」的大師，就請你開始授權。(本文節選自《50堂領導力必修課！ 讓團隊成員甘願為你賣命》一書，美商麥格羅‧希爾 2010年11月26日出版。)
留言列表
