EMBA 小眼睛貓頭鷹 (10).JPG  

多品牌的知識管理

高端訓/王品集團品牌總監

 最近稽核部門說,品牌部的檔案管理做的很好,讓她們查核時很清楚。稽核部門定期抽查各部門的企劃案、合約管理、費用支付等作業,是她們的職責。

 知識管理學者Mohammed Quaddus認為,知識管理是處理組織內外知識的產生、保存與分享。由此可知,知識管理肇始於資料檔案的建立。

 上班族習慣把作業的檔案儲存在以自己為名的檔案夾中,由於存在電腦看不到,也等於是「黑箱作業」,老闆沒注意也不太管。然而,知識管理做得好,對公司產生很大的價值;沒做好,卻是一種弊端。

 如果公司有十個品牌,分別有十個負責品牌的企劃,把自己的作業檔案都存在自己的名下,每個人再根據自己的定義,開很多子目錄存不同性質的檔案,最後會產生什麼結果?當同仁異動時(輪調或離職),所有的資料都找不到或很難找,不只讓工作無效率,也讓知識與經驗流失了。

 為了克服這樣的問題,我們架構了檔案管理規則,同時建立內部品牌管理網站,讓檔案得以保存,知識得以延續。

 在檔案管理規則方面:由於我們是一個品牌導向的組織,所以檔案管理的第一層一定要用品牌名,如王品、西堤、陶板屋等,不能用個人的名字;第二層以十大行銷活動分類,如事件行銷、網路行銷、異業行銷、結案報告等;第三層再用年度分類。新檔案的命名規則,則設定為YYMMDD_內容。例如要調閱王品2008年15週年慶企劃案,可於下列連結中找到:\王品\事件行銷\2008\080619_王品15週年企劃。

 其中最重要的是,所有檔案的建立,不能存在個人的電腦硬碟中。因此,所有存在個人硬碟的歷史檔案必需大搬家,重新歸入新的分類中。

 為了養成新的工作習慣,我把做好檔案管理當作同仁的KPI(關鍵績效指標),同時只要跟同仁討論企劃案時,一定要同時打開電腦檔案,確保每一個作業都有被妥善儲存。如此經過一整年的會議溝通、季檢討,才完成所有資料的重整作業,如今檔案管理制度化已邁入第五個年頭了…

 一分耕耘,一分收獲。新的檔案管理系統,已成為多品牌管理的最佳後盾,這至少帶來幾項好處:首先,討論案子,隨時可以調出相關資料及結案報告,吸取其他品牌經驗,且不用假手同仁尋尋覓覓;其次,內部人員進行品牌輪調,不會造成知識的流失,新上任者馬上可以上手,效率大幅度提升。

 多品牌管理是差異化的管理,對外不易形成加剩效果,對內卻可以從檔案管理做起,把黑箱作業制度化,把知識留在公司,達到管理綜效,值得每位老闆重視!(王品集團官網)。

arrow
arrow
    全站熱搜

    EMBA的小眼睛 發表在 痞客邦 留言(0) 人氣()